Guarda de Documentos Clínicos
Este documento explica como o Risco MED, operado por YES SITEMAS MEDICOS E FISCAIS LTDA (CNPJ 38.118.075/0001-44), conserva os laudos e os dados clínicos registrados pelos médicos, e o que acontece com eles quando a conta é encerrada.
1. Normas de referência
- Lei nº 13.787/2018 - digitalização e utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Prazo mínimo de guarda de 20 anos a partir do último registro (art. 6º).
- Resolução CFM nº 1.821/2007 - normas técnicas para a guarda e o manuseio de documentos do prontuário em meio eletrônico; guarda permanente dos prontuários arquivados eletronicamente e prazo mínimo de 20 anos para os mantidos em papel.
- Resolução CFM nº 1.638/2002 - define o prontuário médico e a responsabilidade por sua guarda.
- Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018) - sigilo profissional e direito do paciente de acesso ao prontuário (arts. 73 a 79 e 85 a 90).
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD) - conservação de dados para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 16, I).
2. O papel da plataforma e o papel do médico
O laudo de avaliação de risco cirúrgico é um documento médico que integra o prontuário do paciente. A responsabilidade pela guarda do prontuário é do médico ou da instituição de saúde. O Risco MED é a ferramenta em que o laudo é elaborado e armazenado em nome do médico; ele não substitui o prontuário mantido pelo médico, pela clínica ou pelo hospital.
Por isso, recomendamos que cada laudo emitido - em especial o assinado digitalmente - seja também arquivado no prontuário do paciente, no sistema ou no arquivo que o médico utiliza.
3. O que é conservado
- o cadastro dos pacientes;
- os laudos, com os dados clínicos, os índices calculados e a conclusão;
- os arquivos PDF assinados digitalmente e os respectivos códigos de validação;
- o registro de numeração, de data e de autoria de cada laudo.
Um laudo salvo recebe numeração e não pode ser excluído; apenas rascunhos podem ser apagados pelo médico. Laudos assinados digitalmente não podem ser alterados: qualquer mudança invalidaria a assinatura. A exclusão do cadastro de um paciente é um ato do médico, que deve observar o seu dever de guarda.
4. Prazos
| Situação | Conservação |
|---|---|
| Conta ativa | Todos os pacientes e laudos permanecem disponíveis ao médico, sem prazo-limite. |
| Conta suspensa (por inatividade ou pela plataforma) | O acesso fica bloqueado, mas nada é apagado nem alterado: pacientes, laudos e arquivos assinados permanecem íntegros e voltam a ficar disponíveis com a reativação da conta. A suspensão por inatividade ocorre após aviso prévio por e-mail, conforme os Termos de Uso. |
| Conta encerrada pelo médico ou pela plataforma | O acesso é desativado, mas os dados clínicos e os laudos não são apagados: ficam conservados pelo prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro de cada paciente, em cumprimento da Lei nº 13.787/2018. |
| Após o prazo legal | Os dados podem ser eliminados ou anonimizados, de forma segura, resguardados os documentos de guarda permanente. |
| Rascunhos nunca salvos como laudo e pacientes de teste | Não constituem documento médico e podem ser eliminados a qualquer tempo. |
5. Encerramento da conta e cópia dos documentos
- Antes de encerrar a conta, o médico deve baixar ou imprimir os laudos de que necessite.
- Com a conta suspensa ou encerrada, o médico titular pode solicitar a reativação da conta ou uma cópia dos seus documentos pelo e-mail [email protected], mediante confirmação de identidade.
- Com a conta suspensa ou encerrada, o endereço do código QR dos laudos assinados deixa de entregar o documento. A assinatura continua válida e pode ser conferida a qualquer tempo com o próprio arquivo PDF, que a carrega incorporada.
- Uma conta suspensa por inatividade só é encerrada por decisão da nossa equipe, nunca automaticamente; o encerramento não altera os prazos de conservação acima.
- Em caso de encerramento das atividades da plataforma, os médicos serão avisados com antecedência razoável para que possam obter cópia de todos os documentos.
6. Pedidos de pacientes
O paciente tem direito de acesso ao seu prontuário e deve solicitar a cópia do laudo ao médico que o atendeu. Pedidos de eliminação de dados feitos por pacientes durante o prazo legal de guarda não podem ser atendidos, porque a conservação decorre de obrigação legal (LGPD, art. 16, I); nesse período, o tratamento fica restrito à guarda.
7. Segurança durante a guarda
Durante todo o período de conservação valem as medidas descritas na Política de Privacidade: base de dados separada por conta, acesso restrito, comunicação criptografada e sigilo. Os dados são hospedados em: Amazon Web Services (SP).
8. Contato
Dúvidas sobre a guarda de documentos: [email protected]. Assuntos de proteção de dados: Isaias Faria, [email protected].